Nello sport esiste una figura che tutti riconoscono ma che pochi vorrebbero dover chiamare in causa: l’arbitro. Sta in campo, si muove vicino all’azione, conosce il regolamento nei dettagli. Quando interviene, lo fa per una ragione precisa: garantire che il gioco rispetti le regole stabilite, indipendentemente da chi stia vincendo o perdendo in quel momento.
Il suo compito è custodire il perimetro dentro cui il gioco può svolgersi. Quando quel perimetro viene rispettato, la partita può svolgersi e, nel caso venga superato in modo non corretto da uno o più partecipanti, interviene per richiamare tutti al rispetto delle regole.
Chi coordina riunioni, accompagna gruppi in percorsi di crescita o gestisce le dinamiche di un’associazione si trova spesso a ricoprire un ruolo sorprendentemente simile, anche se raramente lo chiama con questo nome.
Il compito che si confonde facilmente
Capita con una certa frequenza che chi facilita un incontro scivoli gradualmente in un ruolo diverso da quello che gli spetterebbe. Invece di garantire che il confronto si svolga in modo corretto, comincia a valutare nel merito chi ha ragione, a schierarsi implicitamente con una posizione, a influenzare l’esito della discussione con il proprio giudizio personale.
Questo scivolamento è comprensibile. Chi conduce un gruppo ha quasi sempre opinioni proprie e si presume una certa competenza nel merito, cosa che porta a volte ad avere una visione su come le cose dovrebbero andare. Il rischio però è concreto: la persona che dovrebbe garantire un processo equo finisce per diventare parte in causa, e il gruppo lo percepisce, anche quando non lo dice apertamente. Da quel momento, la fiducia nel processo si incrina, e recuperarla richiede molto più tempo di quanto si impieghi a perderla.
La funzione di chi guida un confronto
dovrebbe restare distinta da quella di chi decide nel merito.
Separare con chiarezza il momento in cui si custodisce il processo dal momento
in cui si entra nel contenuto è una delle competenze più utili che chi coordina
un gruppo possa sviluppare.
Regole prima del bisogno
Il primo elemento che rende possibile questa distinzione è semplice da enunciare e più complesso da praticare: avere regole chiare, condivise prima che la tensione salga.
Stabilire chi parla e per quanto tempo, come
si arriva a una decisione, cosa succede quando il gruppo non trova un accordo sono
tutte cose che vanno definite con cura quando il clima è ancora sereno, non nel
momento in cui il conflitto è già scoppiato.
Una regola introdotta a freddo e spiegata nella sostanza viene accettata con
naturalezza.
Al contrario, una regola imposta a caldo, nel mezzo di una discussione accesa,
viene quasi sempre vissuta come arbitraria e imposta agli altri che la pensano
in modo differente, anche quando nella sostanza è ragionevole.
Tornando all’arbitro, nessuno accetterebbe che le regole di un determinato sposrt venissero riscritte durante una partita, a seconda di come stanno andando le cose. Eppure nei gruppi questo accade più spesso di quanto si pensi: le modalità di decisione cambiano in corsa, i turni di parola si improvvisano, il metodo di voto viene inventato sul momento. Il risultato è quasi sempre un senso diffuso di iniquità che rimane anche dopo che la riunione è finita.
Più che l’assenza di contrasti, a decretare il successo di una riunione è la presenza di una cornice di regole chiara, conosciuta e sottoscritta da tutti fin dall’inizio, entro la quale poter affrontare apertamente ogni discussione.
Il diritto di parola, non il diritto di avere ragione
C’è una distinzione che chi facilita un gruppo farebbe bene a tenere sempre presente: il proprio compito non è stabilire chi ha ragione nel merito di una questione, ma garantire che ciascuno abbia avuto modo di esprimersi secondo modalità eque e condivise.
Quando un coordinatore interviene dicendo “questa proposta è quella giusta”, si espone a un terreno scivoloso. Quando invece dice “abbiamo sentito tutti? Procediamo come avevamo concordato?”, resta su un terreno solido e che il gruppo può riconoscere come legittimo.
Questa postura è più scomoda da mantenere, perché richiede di rinunciare al desiderio, spesso del tutto naturale, di orientare l’esito verso quello che si ritiene più corretto. Produce però, nel tempo, qualcosa di prezioso: gruppi che imparano a fidarsi del processo, non della benevolenza di chi lo conduce in quel momento. E un gruppo che si fida del processo è un gruppo che regge anche quando chi lo guida cambia.
Se si potesse rivedere il filmato
In alcuni sport esiste la possibilità di rivedere un’azione al replay, per verificare se la decisione presa sul campo è corretta. Quella possibilità ha cambiato il modo in cui gli appassionati vivono certe partite: la sensazione di equità conta quasi quanto il risultato finale. Sapere che le decisioni possono essere verificate cambia il clima, anche quando il replay non viene usato.
Vale la pena chiedersi cosa accadrebbe se le riunioni dei propri gruppi potessero essere riviste allo stesso modo. Le persone che vi hanno partecipato si sentirebbero trattate con equità? Riconoscerebbero che le decisioni sono state prese seguendo un metodo chiaro, oppure percepirebbero che alcune voci hanno pesato più di altre senza una ragione dichiarata?
Questa domanda, posta con onestà, è uno strumento di lavoro utile per chiunque guidi un gruppo nel tempo. Non serve aspettare un episodio critico per farsela. Anzi, rivolgersela periodicamente come forma ordinaria di manutenzione del proprio modo di condurre, è uno degli esercizi più efficaci per migliorare la qualità dei contesti che si gestisce.
Costruire le regole insieme
L’elemento che rende davvero solido questo impianto è la co-progettazione. Le regole calate dall’alto, anche quando sono sensate, restano sempre un po’ estranee a chi le riceve. Quelle costruite insieme al gruppo, discusse, negoziate e soprattutto accettate consapevolmente, diventano invece qualcosa che le persone sono disposte a difendere anche quando le sfavorisce nel singolo episodio.
Investire tempo in questa fase iniziale, anche quando le urgenze operative sembrano più pressanti, è raramente uno spreco. Un gruppo che ha co-costruito le proprie modalità di confronto attraversa i momenti difficili con una solidità che nessuna autorità esterna potrà mai garantire perché sa come stare dentro il disaccordo senza che il disaccordo diventi una frattura.
L’arbitro migliore, in fondo, è quello che fa andare le cose nel verso giusto senza diventare protagonista dell’incontro che sta arbitrando.