Sarebbe interessante tenere traccia del numero delle riunioni alle quali si deve partecipare nel corso di un intero anno solare. Riuscite a fare una stima il più possibile precisa del numero? È presumibile che la parte più rilevante di queste riunioni riguardino il lavoro ma, se siete precisi nel calcolo, rimarrete stupiti da quante delle riunioni alle quali partecipiamo riguardino anche altri settori, compreso quello associativo! A queste potete aggiungere tutte quelle per attività, in teoria, di svago o relative ai vostri figli (scolastiche ma non solo), per non dimenticare le assemblee condominiali…
Viviamo perennemente in riunione. Paradossalmente, un programma fitto di riunioni è ritenuto un indicatore della produttività, quando la percezione di chi vi partecipa va in direzione opposta.
Tornando al conteggio delle riunioni alle quali partecipate in un anno, vi chiedo anche di identificare il numero di quelle iniziate in orario.
Il numero è impressionante, tragicamente impressionante. Se, per semplicità, consideriamo di aver partecipato a 100 riunioni in un anno (ma non mi stupirebbe se alcuni di voi avessero scritto un numero ben maggiore), le riunioni iniziate in orario sono indicativamente 2, forse 3.
Normalmente le riunioni sono accumunate dal fatto di essere ritenute veramente importanti solo dalla persona che le ha convocate, tutti gli altri partecipanti vi si approcciano con un distacco crescente a seconda di quanto siano o meno interessate all’argomento.
Tralasciamo questo aspetto soggettivo e immaginiamo di considerare importante la maggior parte delle riunioni. Solo quelle iniziate in orario (quindi una minima parte) sono state davvero efficaci. Secondo gli studi scientifici, pubblicati sul Journal of Organizational Behavior nel 2018 (quindi prima della pandemia, sarebbe interessante avere dati anche di quel periodo), le riunioni che non rispettano l’orario di inizio previsto e che cominciano in ritardo sono solo una perdita di tempo e, soprattutto, motivo di irritazione per i partecipanti.
Lo studio ha evidenziato un impatto drammatico del ritardo sull’efficacia delle riunioni. In particolare, 10 minuti di ritardo hanno fatto registrare una riduzione di un terzo sia dei risultati effettivi che di quelli percepiti rispetto a una riunione puntuale. Le conseguenze del ritardo hanno avuto un’incidenza sia sul numero di idee generate, inferiore di circa un terzo rispetto a quella mediamente prodotte, che sulla loro qualità, visto che le idee formulate nella riunione con ritardo erano di qualità e utilità inferiori di quasi un terzo rispetto a quelle della riunione puntuale.
I dati della ricerca sono molto interessanti anche osservando i comportamenti negativi di interazione socio-emotiva di gruppo, a seconda del ritardo nelle riunioni.
Analizziamo una riunione al quale ci capita di partecipare. Alcune persone che arrivano con largo anticipo e, in attesa dell’orario previsto per l’inizio, chiacchierano tra di loro. Le persone normalmente detestano le sensazioni di vuoto e, in ogni sala riunioni, fisica ma o virtuale, cercano di riempirlo. Passano i minuti e si aggiungono altri partecipanti. Si arriva così all’orario previsto per l’inizio, sebbene alcune persone non siano ancora arrivate. A prescindere dal fatto che siano presenti tutti o, come capita nella maggioranza dei casi, manchi ancora qualcuno, qualcuno continua a chiacchierare: spesso lo fa chi deve parlare per dare tempo ai ritardatari. Passano i minuti, e alla fine uno degli organizzatori, finalmente, dichiara “Ok, possiamo cominciare”.
Cos’è successo? C’è stata quella che viene chiamata una interazione socio-emotiva del gruppo. In sostanza, buona parte della concentrazione e dell’entusiasmo dei partecipanti è sfumato nel ritardo e difficilmente verrà recuperata. Tutto il tempo perso per entrare e sistemarsi nella sala e le chiacchiere per far passare il tempo sono elementi che renderanno più complicato raggiungere l’obiettivo prefissato per la riunione. Il dato sulla perdita di efficacia viene confermato anche dalla percezione che le persone hanno sulle riunioni del proprio gruppo: se quasi sempre si inizia in ritardo, anche quando una riunione inizia in orario i partecipanti arrivano già demotivati.
I risultati della ricerca certificano che le conseguenze del ritardo sono: – un maggior numero di interruzioni – un maggior numero di conversazioni secondarie tra piccoli gruppetti mentre il relatore sta esponendo – un maggior numero di discussioni fuori tema
Per evitare questi problemi, la soluzione è semplice. Iniziare le riunioni in tempo. Niente scuse.
E lo so, tante teste e tante persone da mettere d’accordo, ognuna con i propri impegni. Ma allora, se alcuni hanno difficoltà a essere presenti a un determinato orario, stabilite tutti insieme quale sia l’orario migliore per tutti. Il risultato (azzardo una mia previsione) sarà che anche posticipando di mezzora, i ritardatari saranno sempre gli stessi.
Chi è puntuale considera il ritardo una scortesia perché sembra che il tempo che lui ha impiegato per arrivare in tempo, sia stato dedicato a tutt’altro dal ritardatario , come se il suo tempo fosse più prezioso. Questa percezione vale anche se il motivo del ritardo è più che valido, come oggettivi impegni di famiglia o di lavoro. A prescindere dalle difficoltà singole, ogni volta che si inizia in ritardo il messaggio che passa è: “Questa riunione è importante…ma non così importante…”.
Nel caso ritenessi che sia impossibile cominciare una riunione in orario, soprattutto se sei tu quello/a che arriva in ritardo, fai meno riunioni. Fanne meno ma più produttive. Per farle che non servono, meglio evitare di perdere tempo. Soprattutto quando si tratta delle più diffuse, le riunioni nelle quali ci si incontra per riassumere quanto detto la volta precedente e rimandare le decisioni a un incontro successivo…
Inizia le riunioni in orario. Altrimenti, fanne di meno.
