Continuiamo il discorso iniziato nelle settimane precedenti su come incuriosire e attrarre le persone verso le attività di volontariato della vostra associazione. ( se non hai ancora letto la prima parte e la seconda parte, le puoi trovare qui: prima parte – seconda parte )
Nella prima parte abbiamo visto come rendersi visibili, nella seconda come presentarsi per attrarre le persone in linea con la nostra associazione. Oggi invece parliamo di come fare in modo che le buone intenzioni si traducano in realtà e che, quindi, i potenziali volontari si iscrivano davvero!
Avete cercato potenziali volontari e molti si sono dimostrati in linea con i valori della vostra associazione e con le attività che proponete.
Cosa potrebbe andare storto?
Nonostante le migliori intenzioni e l’entusiasmo, talvolta capita che, al momento di passare ai fatti, gli aspiranti volontari non si iscrivano più.
Cosa succede? Come mai le persone ci ripensano? Tra l’altro, questi ripensamenti dell’ultimo momento possono essere molto spiacevoli per chi organizza un corso di formazione per i nuovi soci: se il corso è a numero chiuso, per esempio, è possibile che ad altri, più motivati, non sia stato permesso di partecipare perché non c’era più posto; oppure che un corso salti perché non è stato raggiunto il numero minimo di partecipanti.
Cosa può andare storto? E come prevenirlo?
Innanzitutto i costi.
Molti guardano al mondo del No Profit come a un settore dove il denaro è bandito. In realtà non è così: anche le associazioni, per sopravvivere, devono affrontare dei costi e, quindi, necessitano di fondi. La differenza rispetto al “profit” sta nel fatto che i soci, a fine anno, non si spartiscono eventuali utili di bilancio, che vengono riportati all’esercizio successivo. Ogni passaggio che riguardi il denaro va spiegato bene, in modo da fornire tutte le informazioni per capire e poter prendere le proprie decisioni.
Una delle prime cose da spiegare a chi vuole far parte del mondo associativo è quindi che ci sono dei costi da sostenere, tutti giustificati e necessari.
Il primo costo è quello della quota associativa. Vale per tutti e va regolarmente versata ogni anno: è obbligatoria per poter far parte dell’associazione, partecipare alle attività e fruire dei diritti previsti dal Codice Civile, dal Codice del Terzo Settore e da quanto previsto dallo Statuto associativo (ad esempio votare gli organi sociali).
È anche il modo in cui ciascun socio sostiene l’associazione di cui condivide i valori e la mission. L’importo viene stabilito da ogni associazione. A seconda dell’importo e da quanto previsto da ogni singola realtà, la quota può comprendere l’assicurazione dei volontari.
Un altro costo che il nuovo volontario potrebbe dover sostenere è quello per partecipare a un corso di formazione propedeutico alle attività che svolgerà.
Anche in questo caso, chi si avvicina al volontariato convinto che, donando il suo tempo, non debba sostenere dei costi, potrebbe ripensarci e decidere di non proseguire. Ma la formazione è importante e, dal mio punto di vista, meglio affidarsi a un percorso formativo che essere lasciati allo sbaraglio per poi doversi improvvisare cammin facendo senza il minimo supporto. Ci possono essere quindi costi per la formazione (tenuta magari da professionisti che erogano tale formazione, anche se a costi inferiori a quelli di mercato ma presenti, o come le spese per i loro spostamenti), così come ad esempio costi per la sala dove ci si ritrova per svolgerla. Se la persona che vi ha contattato vi indica che non può permettersi ad esempio la quota per la formazione, valutate precedentemente se vi è la possibilità di aiutare chi si trova in situazioni economiche complicate (pagamenti in due o tre tranche della quota prevista, aiuti a fondo perduto da parte del vostro ente in base a determinati parametri o altre soluzioni pratiche per superare questo ostacolo). Nel farlo, spiegate perché è importante il percorso formativo per la vostra associazione e soprattutto, valutate con questa persona se, nel caso fosse disoccupato, un successivo suo lavoro, augurandole di trovarlo presto, non possa poi mettere in discussione l’impegno che si prenderebbe entrando in associazione, in modo che lavoro e volontariato non diventino due mondi in contrasto. Anche in questo caso, cercate di prevenire scenari poi difficili da gestire per il futuro volontario: al momento chi vi sta contattando ha solo in testa un’idea di quello che potrebbe fare con voi, sta a voi fare presente alcune eventuali future complessità in base alla vostra esperienza, che mettete anche in questo caso al suo servizio, senza dare nulla per scontato.
Quali altri ostacoli possono allontanare l’aspirante socio?
Può sembrare controintuitivo, ma anche l’eccessivo entusiasmo di chi accoglie i nuovi volontari può far irrigidire chi si è avvicinato per chiedere informazioni. L’entusiasmo è una cosa positiva ma diventa deleterio quando diventa invadente verso chi non sa bene cosa aspettarsi. Quando siamo al mare e decidiamo di camminare sulla spiaggia senza volerci bagnare, prima di capire a che distanza dall’acqua stare, dobbiamo valutare fin dove arrivano le onde. Solo così potremo goderci la passeggiata senza temere di bagnarci le scarpe. Allo stesso modo, bisognerà capire che non dovete solo dare le informazioni a chi ve le chiede ma anche capire come dargliele, a seconda della persona che avrete davanti.
Altrimenti rischiate di perdere delle persone motivate.
Bisogna essere chiari e obiettivi sull’impegno che ci si assume entrando nell’associazione, senza sminuire né amplificare nessun aspetto per accattivarsi il potenziale nuovo socio.
Alcuni esempi? Sopra abbiamo parlato dei costi, per la quota associativa oppure per un corso di formazione, o anche per l’equipaggiamento o il materiale utile allo svolgimento delle attività che l’associazione non può permettersi di coprire per i propri volontari. Questi costi non vanno sminuiti per far passare il messaggio che, in fondo, si tratta di poca cosa rispetto ai tanti aspetti positivi del volontariato, perché chi chiede informazioni non ha avuto modo di vivere la gioia di prestare servizio e potrebbe esserne infastidito.
Nello stesso modo occorre essere chiari sul tempo da dedicare al volontariato, senza minimizzare l’impegno raccontando esempi personali su quanto sia gratificante fare volontariato. Anche se chi rappresenta l’associazione lo fa per reclutare persone con il fine di rendere migliore la vita associativa e ampliare i servizi possibili, è importante che ne parli in modo obiettivo e non dal suo punto di vista per evitare una reazione negativa da parte del richiedente, più o meno conscia. Quest’ultimo infatti potrebbe sentirsi giudicato per non aver mai fatto volontariato. Anche se condivido le mille emozioni positive che potreste raccontare su come il volontariato vi abbia rivoluzionato in meglio la vita, ricordatevi che vi sta ascoltando potrebbe semplicemente aver deciso di dedicare un po’ del suo tempo libero agli altri, non necessariamente è alla ricerca dello stesso cambiamento. Poi, se le cose vanno per il verso giusto, tanti colori nuovi si andranno ad aggiungere al suo quotidiano grazie all’esperienza di volontariato, ma non rovesciategli addosso questo carico emotivo del quale, magari, non ha bisogno e, come detto sopra, potrebbe reagire allontanandosi anziché concordare con voi e il vostro racconto personale.
Negli incontri con i futuri volontari, più parlate, più correte il rischio di sbagliare. Provate invece a entrare il più possibile in sintonia con chi avete davanti e, dopo aver chiesto quali siano le sue esigenze e aspettative verso l’associazione, chiarite i dubbi e le perplessità che ha, facendolo sentire accolto e non a un colloquio di lavoro. Cercate di far capire con la massima chiarezza che non è che chi entrerà in associazione farà parte dei buoni e chi invece prenderà un’altra decisione andrà ad aumentare la schiera dei cattivi. Magari, non essendoci alla base una comune visione delle cose, non c’è la possibilità di collaborare insieme e chi si è candidato decide di intraprendere altri percorsi. Ci potranno essere altre occasioni in futuro oppure potrete anche indirizzarlo verso altre realtà di volontariato.
Siate quindi chiari nella spiegazione di quali attività svolge la vostra associazione e il modo in cui vengono svolte, evitando che la persona che avete davanti possa fraintendere cosa e come viene svolto il volontariato con voi. Se si fa richiesta per entrare in una associazione che si occupa di fare sostegno psicologico telefonico, potrebbe non essere la migliore delle soluzioni farne parte per chi manifesti l’esigenza di avere uno stretto contatto anche di persona.
Non imponete la vostra visione del mondo a chi si avvicina alla vostra realtà associativa. È interessato ma non vuol dire che conosca ogni aspetto di quello che fate, quindi evitate di inondarlo con le vostre informazioni perché uno degli effetti possibili è che si metta sulla difensiva. Soprattutto, non è detto che quello che piace a voi sia ciò che ha fatto scattare l’interesse in questa persona. Non tutti i volontari sono motivati dalla stessa leva per fare volontariato né nel continuare a voler far parte di un’associazione.
Non cercate persone tanto per fare numero né pensate di essere i selezionatori di una grande azienda: le persone non saranno quelle giuste per voi nel primo caso e si sottrarranno al confronto per conoscersi nel secondo.
Il bisogno associativo deve incontrare quello dell’aspirante volontario. Il coinvolgimento deve essere reciproco per dare frutti soddisfacenti per entrambe le parti. Se vi sceglierete reciprocamente, il legame sarà duraturo. Se, invece, uno dei due piatti della bilancia pesa più dell’altro, le cose termineranno presto e, come conseguenza, la vostra associazione si ritroverà al punto di partenza.
Concludo questa serie di articoli sulla ricerca dei volontari dicendo che non c’è una formula perfetta per arrivare all’obiettivo. Ci sono, però, alcuni errori che si possono evitare per fare in modo che questo percorso sia più semplice per chi se ne occupa, dedicandovi tempo ed energie che vanno ben dosati per il bene associativo.
