Non volendo dare per scontato nulla e per aiutare chi legge questo articolo senza aver mai fatto parte di un’associazione e quindi senza aver mai sentito parlare di un Consiglio Direttivo fornisco alcune indicazioni di base:
ogni associazione di volontariato è gestita a livello amministrativo ed esecutivo da un organo chiamato Consiglio Direttivo, democraticamente eletto dai soci, composto da un numero minimo di 3 persone (presidente, vicepresidente e segretario) fino a un massimo di 11 persone (oltre ai 3 ruoli precedenti, un tesoriere e un numero di consiglieri deciso nello Statuto).
L’assemblea dei soci, l’organo più importante dell’associazione e che ne sancisce la democraticità, elegge in assemblea ordinaria il proprio Consiglio Direttivo con una cadenza stabilita dallo Statuto associativo, rinnovando o meno le cariche alle persone che le detengono fino a quel momento.
Quando in un’associazione vengono rinnovate le cariche del Consiglio Direttivo può capitare che il passaggio di consegne non venga fatto nel migliore dei modi. In questo caso, si ha quasi la sensazione di ricominciare da zero, buttando via tutte le esperienze vissute e le conoscenze accumulate dalle persone che, non essendo state rielette, devono abbandonare il ruolo precedentemente ricoperto.
E’ una delle più grandi assurdità con le quali mi sono imbattuto nel mondo del volontariato: molto spesso ho notato estremismi che non si raggiungono neanche in grandi aziende oppure nelle squadre sportive professionistiche, dove ai nuovi manager o ai nuovi allenatori viene chiesto di invertire la rotta rispetto alla situazione precedente e di ottenere da subito risultati importanti.
Anche nelle realtà associative più piccole, che non hanno le complessità del mondo aziendale o sportivo, è veramente un peccato veder buttare via un bagaglio di informazioni utili all’associazione a ogni cambio di Consiglio Direttivo.
“Adesso si cambia” oppure “Portiamo una nuova ventata di energia in associazione” sono alcune delle frasi più gettonate che si sentono dire da chi decide di candidarsi per un ruolo direttivo in associazione.
Non fraintendetemi: sono convinto della bontà e della sincerità dei sentimenti che muovono le persone a fare un passo avanti e assumere una responsabilità importante ma bisogna evitare di buttar via quanto costruito precedentemente da altri per il solo gusto di cambiare, senza ponderare cosa serva davvero.
Si scontrano, a volte, due stati d’animo contrapposti: la stanchezza di chi abbandona il ruolo e l’entusiasmo di chi lo sostituisce.
Ma attenzione: non necessariamente devono essere due modalità in contrasto.
Possono benissimo coesistere e incontrarsi per il bene associativo.
Cosa scatta in un volontario che decide di candidarsi alla guida della sua associazione?
Si è proposto per un ruolo che, a conti fatti, spesso non sa quali competenze richieda, semplicemente perché gli sembrava normale entrare nel Consiglio Direttivo, dopo alcuni anni in associazione.
Spesso non ha chiesto, non sa esattamente cosa facciano le persone che ricoprono i diversi ruoli. A votazioni avvenute, talvolta manca totalmente un normale passaggio di informazioni.
Senza considerare chi si fa avanti solo perché nessun altro voleva prendersi l’impegno.
Il risultato, come ho detto prima, è che si ricomincia da zero, con spreco di tempo ed energie che potrebbero essere più razionalmente utilizzati per fare altre cose o farle meglio.
E anche chi non è stato rieletto si trova in una situazione un po’ scomoda: magari è stanco dell’impegno avuto fino a quel momento, capita spesso che, oltre al ruolo, abbandoni anche l’associazione, non rinnovando nemmeno la propria posizione di socio.
Oppure rimane deluso dal fatto di essersi impegnato tanto per poi vedere che i suoi sforzi non sono stati né capiti né premiati dal voto dei soci con un conferma nel ruolo.
Come fare quindi?
Spoiler: non è facile e non ci sono soluzioni magiche.
Ma volendo indicare gli Ingredienti fondamentali, indico i seguenti:
- Comunicazione chiara e trasparente
- Non ti è chiaro qualcosa? Chiedi
- Passaggio di consegne
- Aiuto reciproco/delega
Trasparenza nella gestione e costante informazione da parte del Direttivo aiutano i soci a valutare un futuro impegno dirigenziale e sono alla base di una corretta e sana gestione associativa.
Non ti è chiaro qualcosa? Chiedi!
Questo è uno dei suggerimenti più banali e, al tempo stesso, uno dei meno seguiti…
Chiedere spiegazioni quando qualcosa non ci è chiaro o il perché di determinate scelte fatte da Consiglio Direttivo aiuta a evitare di fraintendere le cose oppure saltare a conclusioni affrettate.
Con lo stesso atteggiamento si stimola un confronto costruttivo tra i vecchi e nuovi consiglieri per il bene dell’associazione e dei suoi progetti.
La chiarezza porta anche a gestire nel modo migliore i passaggi di consegna, valutando come trasmettere tutte le informazioni per evitare di perdere tempo ed energie.
Passaggio di consegne.
E’ importante che i consiglieri uscenti trasmettano al nuovo consiglio direttivo tutte le informazioni necessarie per gestire l’organizzazione in modo efficace, assicurandosi che la transizione avvenga in modo da garantire che l’associazione possa continuare a prosperare e raggiungere i suoi obiettivi.
La cosa migliore sarebbe se alcune persone del Direttivo uscente incontrassero i nuovi membri per spiegare quanto fatto fino a quel momento, quali attività sono state avviate e come possono essere portate avanti o completate.
Serve l’aiuto di tutti.
Chi è stato eletto per rappresentare l’associazione (che sia come presidente, vice, segretario, tesoriere o consigliere) può farsi aiutare dagli altri soci.
Un clima sereno e costruttivo favorisce la collaborazione da parte di tutti, anche se decisioni ufficiali e firme spettano al direttivo.
A volte si sottovaluta quanto prezioso possa essere anche un aiuto: per consegnare una lettera in Comune, ritirare un pacco, portare documenti a un ente con il quale l’associazione collabora. Delegare questi incarichi alleggerisce il carico di lavoro ed evita che chi ha più responsabilità si faccia carico di tutto per poi trovarsi stanco e affaticato.
Il ruolo in un Consiglio Direttivo non deve diventare un secondo lavoro, anche se ovviamente ci saranno dei momenti nei quali, per il tanto impegno profuso, sembrerà addirittura che sia il primo…ma facciamo che siano solo dei momenti e non lo standard abituale.
Un vecchio adagio dice: “Hai voluto la bicicletta? E adesso pedala!”
Preferisco riscrivere così la frase precedente:
“Stai pensando di prendere una bicicletta?
Chiedi a un amico che ce l’ha già e fatti un’idea, fattela prestare per capire se può esserti utile e se ti piace, e solo dopo che hai capito qualcosina in merito, magari aiutandolo a pulirla e a portarla dal meccanico quando necessita di riparazioni, valuta se prenderla…”